Políticas del Sistema Integrado de Gestión

La Gerencia General de FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, determina la presente política, la cual tiene como objeto socializar los lineamientos legales bajo los cuales la compañía realiza el tratamiento de los datos personales, estableciendo las finalidades, derechos de los titulares de los datos personales, así como los procedimientos para el ejercicio de tales derechos ante la compañía. Esta política se rige según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Por tal motivo se establecen las siguientes directrices:

• FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, garantiza la implementación de los controles necesarios para garantizar las medidas de protección de los datos personales a los que tengan acceso mediante controles efectivos de seguridad de la información y protección ante amenazas externas.
• El tratamiento de los datos personales sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Estos datos no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales; el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
• La información se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
• Se deberán aplicar las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles con el fin de asegurar la intimidad del titular de la información.
• FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, prohíbe cualquier tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
• Se debe garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  

Para efectos de que los titulares de la información, puedan realizar peticiones, consultas y reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, se ha dispuesto de la dirección de correo electrónico: dadministrativo@fidelitysecurityltda.com, o por medio escrito a la dirección en Bogotá D.C., Calle 105 # 46 – 57 dirigido a la Dirección Administrativa, o al teléfono 8052631 Ext. 122.

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta política y será publicada en los sitios determinados por la compañía.

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, es una compañía autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada para prestar los servicios de vigilancia fija y móvil, con y sin utilización de armas de fuego, escoltas a personas, vehículos y mercancías, operador de medios tecnológicos, medio canino y conexos a través del desarrollo de los siguientes compromisos:

• Cumplir con los requisitos legales y las disposiciones reglamentarias en materia de calidad, seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente, seguridad BASC y demás que puedan aplicar a sus operaciones.
• Promover y fortalecer la toma de conciencia de todos nuestros colaboradores, proveedores y contratistas, por medio de programas de formación y sensibilización en temas de calidad, seguridad y salud en el trabajo, gestión ambiental y seguridad y control.
• Articular esfuerzos con los asociados de negocio de la compañía con el fin de prevenir la ocurrencia actividades ilícitas relacionadas con terrorismo, lavado de activos, contrabando, narcotráfico, corrupción y soborno o cualquier otro tipo de manifestación delictiva que pueda afectar la continuidad de negocio.
• Cumplir con los compromisos pactados con nuestros clientes mediante la óptima prestación de nuestros servicios y altos estándares operacionales.
• Vincular a la compañía personal competente y confiable, con un alto grado de compromiso, privilegiando sus valores éticos y morales con un enfoque sus labores diarias hacia la mejora continua de la calidad del servicio.
• Velar por una cultura organizacional que, de prevalencia del cumplimiento de los valores corporativos, un actuar ético de todos los colaboradores, proveedores, contratistas en el marco del tipo de relación que tengan con la empresa; así como la promoción del respeto de los derechos humanos, no ocurrencia de actos de discriminación, acoso o abuso laboral, trabajo forzoso y trabajo infantil, entre otros.
• Velar por la seguridad de la información y datos personales tanto de la empresa como de sus partes interesadas mediante buenas prácticas que permitan proteger dicha información de ataques externos o actos internos que puedan llegar a presentarse.
• Velar por la Seguridad y Salud de todos nuestros colaboradores y contratistas mediante la identificación oportuna de los riesgos y el establecimiento de medidas de control acordes a los mismos, en el marco de una cultura de autocuidado y seguridad basada en el comportamiento.
• Comprometer a todos los niveles de la compañía en una cultura de protección y preservación del medio ambiente, mediante el uso racional de los recursos naturales y la prevención de emergencias ambientales derivadas de nuestras operaciones.
• Velar por el compromiso hacia la consulta y la participación de los trabajadores y cuando existan de los representantes de los trabajadores.

La Gerencia General destinará los recursos físicos, humanos y tecnológicos suficientes para el desarrollo y evaluación de las actividades de los Sistema Integrado de Gestión, encaminadas a la mejora continua de todos los procesos de FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA.

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, está está comprometida en asegurar adecuadas condiciones laborales en el marco de sus operaciones, reafirmando su compromiso por salvaguardar la integridad física y mental de sus colaboradores, proveedores y contratistas, mediante la adopción de los siguientes lineamientos de obligatorio cumplimiento con alcance a todos los niveles de la compañía incluyendo proveedores y contratistas:

• Se debe proveer un entorno seguro que garantice que los empleados desarrollen sus labores de una manera saludable y segura como forma de proteger la integralidad de las personas, bienes e imagen de la compañía.
• Está totalmente PROHIBIDO el consumo de bebidas alcohólicas, tabaco y sustancias psicoactivas que creen dependencia; en las instalaciones, vehículos y puestos de servicio; de igual forma, no se permite la asistencia al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de sustancias psicoactivas.
• En virtud del respeto por los valores éticos y morales, ningún colaborador debe involucrarse en la fabricación, distribución, posesión, utilización o venta de sustancias químicas controladas, alcohólicas o psicoactivas.
• Se promoverán actividades de sensibilización y de capacitación para los colaboradores y proveedores que busquen el fomento de hábitos y estilos de vida saludables.
• Los colaboradores deberán participar activamente de todos los programas de promoción y prevención que se brinden para el cumplimiento de la presente política. 
• Eventualmente y/o por solicitud del cliente se realizarán pruebas de alcoholemia y/o de sustancias psicoactivas; para ello se    debe observar el protocolo establecido conforme la legislación vigente.
• El incumplimiento de esta política, así como el no permitir realizar las inspecciones o pruebas programadas, se considera falta grave y en consecuencia se puede adoptar medidas disciplinarias de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y la normatividad vigente en la materia.
• La compañía ayudará a promover el no uso de alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas como parte de su compromiso de cuidar y proteger la salud y la vida de sus colaboradores, incluyendo acciones de intervención con aquellos colaboradores que resulten positivos en las pruebas realizadas mediante las entidades de salud a las que pertenezcan los mismos.

Para FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA la información es un activo de vital importancia para la toma de decisiones para la prestación de sus servicios de Vigilancia y Seguridad Privada; por tal motivo adopta la presente política de seguridad de la información con lineamientos en todos los niveles con el fin de resguardar, proteger y garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la misma:

Para ello establece las siguientes directrices:

• Todos los funcionarios y personal externo que laboran en la empresa deben tener acceso sólo a la información necesaria para el desarrollo de sus actividades y es responsabilidad de cada líder solicitar la creación de usuarios y permisos requeridos para dar inicio a las actividades.
• Todos los accesos para el uso de los sistemas de información de la compañía deben terminar inmediatamente después que el trabajador cesa de prestar sus servicios a la empresa y es responsabilidad del jefe inmediato informar, solicitar y validar el retiro efectivo del acceso.
• ·Para dar acceso a la información se tendrá en cuenta la clasificación de la misma y se compartirá de acuerdo con la necesidad que se tenga de acceso a ello y su sensibilidad para la compañía.
• Todos los funcionarios y personal externo son responsables de la información que manejan y deberán cumplir los lineamientos dados por la compañía y por la Ley para protegerla, evitar pérdidas, accesos no autorizados, exposición y utilización indebida de la misma.
• Todos los trabajadores y personal externo no están autorizados de suministrar información de la empresa a ningún ente externo sin las autorizaciones respectivas por parte de la compañía.
• Todo trabajador que utilice los equipos de cómputo y los servicios informáticos disponibles tiene la responsabilidad de velar por el uso racional y adecuado de estos recursos, así como de la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información que maneje, especialmente si dicha información está protegida por reserva legal o ha sido clasificada como confidencial.
• El sistema de correo electrónico y servicios informáticos prestados por la compañía deben ser usados únicamente para el ejercicio de las funciones de competencia de cada trabajador y de las actividades contratadas en el caso de personal externo.
• La información de la compañía debe ser transferida únicamente a través de los correos corporativos o canales autorizados por la misma.
• Las palabras claves o contraseñas de acceso que designen los funcionarios y contratistas son responsabilidad exclusiva de cada uno de ellos y no deben ser divulgados a ninguna persona.
• ·Está prohibido ingresar equipos portátiles personales para fines laborales y retirar equipos de la compañía sin autorización previa de la Dirección administrativa.
• En todo momento se deben proteger los equipos de cómputo y de comunicaciones y demás dispositivos tecnológicos designados para el desarrollo de las funciones. No está permitida la conexión a las redes y servidores de equipos de cómputo y/o dispositivos de comunicaciones ajenos a FSC que no hayan sido previamente autorizados por la Gerencia General.
• Todas las computadoras portátiles, módems y equipos de comunicación deben registrar su ingreso y salida y no deben abandonar la compañía a menos que esté acompañado por la autorización respectiva.
• Está prohibido extraer información corporativa sin autorización, para beneficios propios y de terceros.
• Está prohibida la copia y reproducción de procedimientos, formatos, instructivos, manuales y demás documentos propios del sistema integrado de gestión de la empresa.
• Se debe mantener la confidencialidad de la información suministrada mínimo durante cinco (05) años después de desvincularse de la compañía.
• Prohibición de ingreso y descarga de información, programas, videos, música, entre otros de redes sociales y paginas no autorizadas por la compañía.
• Reportar al área administrativa cualquier incidente de seguridad, evento sospechoso, mal uso que se presente con el equipo y elementos electrónicos asignados para el trabajo.
• Permitir y facilitar a la persona autorizada por la directora administrativa la realización de los Back Up de la información archivada en el Servidor.
• Por directriz de la Gerencia General, siempre deberán ser bloqueados los equipos desatendidos de parte de los diferentes usuarios, en caso de evidenciarse incumplimiento se tomaran las medidas disciplinarias respectivas.
  

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., por medio del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) busca reducir los niveles de accidentalidad vial para cada uno de los actores de la vía (conductor, peatón, pasajero, motociclista) que, en función de la operación de la empresa, se puedan ver involucrados en la ocurrencia de accidentes de tránsito que afecten la integridad física, mental y social de los empleados, contratistas, comunidad en general, propiedad privada, equipos y el medio ambiente. Promover el auto cuidado y verificar el uso adecuado del vehículo con el fin de contribuir a la mejora continua del PESV. Establecer actividades de promoción y prevención en pro de evitar los accidentes de tránsito, para lo cual todos los integrantes de la empresa, serán responsables de participar en las actividades programadas.

Para cumplir este propósito FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA, se basa en las siguientes medidas:

• Garantizar la constitución del comité de PESV, la aplicación de sus funciones y el cumplimiento de las medidas y controles que se determinen en las reuniones que tengan de manera periódica.
• Elegir un líder responsable de la ejecución PESV y que establezca las medidas necesarias para su funcionamiento.
• cumplimiento del procedimiento de manejo defensivo y seguridad vial.
• Vigilar permanentemente las responsabilidades propias y de nuestros contratistas en cuanto a mantenimiento preventivo y correctivo.
• Contar con personal calificado para operar los vehículos y validar los comportamientos seguros basados en los controles de prevención dirigidos hacia el No consumo de alcohol y sustancias psicoactivas
• Establecer estrategias de concientización hacia el respeto de las normas y señales de tránsito.
• Todos los conductores y/u operadores deberán formar parte integral de los programas de Inspección y mantenimiento con el fin de mantener en óptimas condiciones nuestros vehículos y equipos.
• Todos los conductores y/u operadores deberán reportar de manera obligatoria cualquier daño detectado en los equipos.
• Es obligación de los operadores de los vehículos, dar cabal cumplimiento a todas las normas legales vigentes en el territorio nacional en lo que respecta a tránsito terrestre automotor, transporte y seguridad vial. Al igual que el porte de los documentos que cada normatividad exija.
• Establecer los controles pre operacionales con el fin de detectar cualquier novedad previa tanto para vehículos propios como arrendados contratados para servicios solicitados por los clientes.
• Velar por el cumplimiento de las obligaciones y lineamientos en los siguientes componentes: Control horas de conducción y descanso, regulación de la velocidad, elementos de protección personal y uso de equipo de comunicación móvil.
• La empresa destinara los recursos necesarios para la ejecución de esta política.

FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., está comprometida a proporcionar un ambiente de trabajo sano, seguro y adecuado a sus colaboradores. Implementando mecanismos que erradiquen el Acoso Laboral, contando con la participación de los socios, trabajadores y contratistas, mediante la intervención del departamento de Recursos Humanos / Bienestar.

Los colaboradores tienen derecho a trabajar en un entorno libre de toda forma de discriminación y conductas que se puedan considerar hostigamiento, coerción o alteración.

Por su parte FIDELITY SECURITY COMPANY LTDA., se compromete a prevenir las conductas del Acoso Laboral y a defender el derecho de todos los trabajadores para ser tratados con dignidad en el trabajo, de manera que se integre la prevención de estas conductas en los sistemas de gestión que desarrolla, con el fin de lograr una colaboración conjunta en la instauración del plan de prevención contra el Acoso Laboral en el lugar de trabajo.

Con el propósito de asegurar que todos los colaboradores de esta  organización tengan un entorno de trabajo en el que la dignidad de la persona sea respetada, se rechaza de raíz el Acoso Laboral, en todas sus  modalidades y formas, sin primar quien sea la víctima o el ofensor, ni cual  sea su rango jerárquico, así mismo prevenir, atender y adoptar medidas de protección frente a todas las formas de violencia contra las mujeres y basadas en género, y discriminación por razón de raza, etnia, sexo u orientación sexual de los sectores sociales LGBTIQ, identidad de género o cualquier tipo de discriminación en el ámbito laboral y contractual.

Se facilitarán e impulsarán todas las acciones encaminadas a la prevención de Acoso Laboral, ya que redundarán en una mejora del clima laboral y de la cultura preventiva con el consiguiente incremento del rendimiento de las capacidades de las personas. Cualquier persona involucrada en un comportamiento de hostigamiento será sujeta a investigación de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, procedimientos y sus respectivas medidas disciplinarias.

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL, PRINCIPIOS VOLUNTARIOS DE SEGURIDAD Y DERECHOS HUMANOS

La alta dirección de FIDELITY SECURITY LTDA., ratifica su compromiso de responsabilidad social con todos sus grupos de interés mediante la ratificación, seguimiento e implementación de los Principios Voluntarios de Seguridad y Derechos Humanos buscando prevenir la ocurrencia de casos de abuso laboral, discriminación, trabajo forzoso, trabajo infantil y cualquier otro tipo de violaciones a los derechos humanos en el marco de sus operaciones de Vigilancia y Seguridad Privada, en función a los siguientes pilares:

1.    Evaluación de riesgos: Realizar periódicamente las evaluaciones de riesgos potenciales con todas las medidas tendientes a la prevención de afectaciones a la seguridad y derechos humanos.

2.    Relación con la seguridad pública: El compromiso en todos los niveles de la compañía de respaldar y cooperar, en la medida de lo posible, con el servicio prestado por las autoridades de la fuerza pública en el ejercicio de sus funciones para la efectiva protección de los derechos humanos en el alcance de sus operaciones.

3.    Relación con la seguridad privada: La compañía planifica y presta sus servicios de Vigilancia y Seguridad Privada en el marco del cumplimiento de estándares mínimos de respeto y protección de la seguridad y los derechos humanos conforme la legislación vigente en la materia.

FIDELITY SECURITY LTDA. se compromete en todo momento y en el ejercicio de la prestación de sus servicios de Vigilancia y Seguridad Privada a seguir los siguientes principios:

• El compromiso de limitar la prestación de servicios a acciones preventivas y defensivas y bajo ningún aspecto se involucrará en actividades que son de exclusiva responsabilidad de las autoridades militares o de policía.
• Sensibilizar al personal involucrado en la prestación de los servicios en temas relacionados con respeto a los derechos humanos, de los menores edad y poblaciones consideradas como vulnerables, así como el uso local de la fuerza y empleo de las armas de fuego que emplee en el marco de sus operaciones de Vigilancia y Seguridad Privada incluyendo los Principios Básicos de las Naciones Unidas.
• En los casos en que por necesidades del servicio o en atención a casos de agresión externa se deba emplear la fuerza física, esta será estrictamente proporcional a la amenaza; así mismo se investigará y reportará el incidente, tomando acciones disciplinarias cuando sea evidencien excesos o uso inadecuado de la misma.
• Todo el personal operativo para el desarrollo de sus funciones deberá en todo momento obrar de manera lícita, limitada y cautelosa de conformidad con las pautas internacionales y la legislación vigente.
• Todos los reportes sobre abuso de derechos humanos, casos de abuso laboral, discriminación, trabajo forzoso o trabajo infantil serán registrados, y las que la compañía evalué como creíbles se investigarán debidamente, contando con medidas disciplinarias suficientes para eliminar su causa raíz prevenir su repetición.
• Frente a casos de reportes de abuso de derechos humanos se mantendrá la confidencialidad de la información velando siempre por la protección de la persona que interpuso el reporte a la compañía.
• Bajo ningún motivo la compañía contratara o empleará personas que de manera creíble estén implicadas en abuso de los derechos humanos para la prestación de sus servicios de Vigilancia y Seguridad Privada.